Página web de administrador de fincas: cómo captar comunidades

La web de un administrador de fincas habla a dos públicos: la junta que quiere cambiar de administrador y los propietarios de las comunidades que ya llevas. Para captar comunidades de propietarios, la página clave explica con la Ley de Propiedad Horizontal cómo se cambia de administrador y cómo facilitas tú el traspaso. Aquí tienes el mapa de páginas, la plantilla completa de esa página y un checklist de 15 puntos.

Las comunidades nuevas llegan buscando cómo cambiar de administrador

Nombrar y cesar al administrador lo decide la junta de propietarios (art. 14.a de la Ley de Propiedad Horizontal, LPH). Pero quien busca en Google suele ser una sola persona: el presidente o un vecino descontento. Necesita entender el proceso y llevar argumentos a la junta.

El 2 de octubre de 2026, Google completaba la búsqueda «cambiar de administrador de fincas» con estas preguntas, entre otras:

• «pasos para cambiar de administrador de fincas»
• «se puede cambiar de administrador de fincas en cualquier momento»
• «qué porcentaje se necesita para cambiar de administrador de fincas»
• «motivos para cambiar de administrador de fincas»

Ese mismo día, en google.es, la mayoría de los 10 primeros resultados para «cómo cambiar de administrador de fincas» eran webs de administradores. Quien responde bien a esas preguntas se gana la primera llamada.

El otro público ya es tuyo. Los propietarios de tus comunidades buscan el teléfono de urgencias, el acta de la última junta o cómo avisar de una avería. Si no lo encuentran, su próxima búsqueda puede ser la de cambiar de administrador.

Mapa de páginas: dos puertas en la misma web

Este es el mapa para un despacho de 1 a 5 administradores. Las búsquedas son ejemplos de cómo pregunta la gente, no datos de volumen.

3 reglas para usar la tabla:

• La página de cambio va primero. Enlázala desde el inicio y desde el menú, con ese nombre. Las guías para propietarios son contenido que se añade después, una a una.
• Municipios, solo con algo propio. Google considera abuso de páginas puerta tener varias páginas orientadas a ciudades que llevan al mismo sitio. Una página por oficina real.
• Lo privado, detrás de una contraseña. Google indica que el contenido confidencial debe protegerse con contraseña. Actas, cuentas y convocatorias no van en páginas públicas.

Este mapa se aprueba antes que el diseño: es la base de un diseño web pensado para captar clientes. Si tu web actual ya posiciona, no cambies sus direcciones sin seguir el plan de rediseño sin perder posicionamiento.

Plantilla: la página «Cómo cambiar de administrador de fincas»

La página responde a lo que pregunta un presidente, por este orden: ¿se puede?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿con qué mayoría?, ¿qué pasa con los papeles? y ¿qué hacéis vosotros? Tiene 8 bloques.

Pongamos un despacho de Castellón con 2 administradores colegiados. Los textos marcados como Ejemplo son ilustrativos y le hablan al presidente. Lo que va entre corchetes lo pone cada despacho. Enlaza en la página cada artículo de la LPH: es parte de lo que la hace fiable.

Bloque 1. Primera pantalla: la respuesta en 3 frases

Ejemplo

Título (H1): Cómo cambiar de administrador de fincas en tu comunidad

Entradilla: Lo decide la junta de propietarios, en una reunión con el cambio en el orden del día. No hace falta esperar a que acabe el año ni alegar un motivo. Te explicamos los pasos según la Ley de Propiedad Horizontal y qué hacemos nosotros para que el traspaso no os dé trabajo.

Botones: «Pide una propuesta para tu comunidad» y «Descarga los modelos para la junta»

Base: la junta nombra y cesa al administrador (art. 14.a) y puede cesarlo antes de que acabe su mandato (art. 13.7). La ley no condiciona el cese a ningún motivo.

Bloque 2. Cuándo se puede cambiar

Ejemplo

• Al terminar el mandato. El administrador se nombra por 1 año, salvo que vuestros estatutos digan otra cosa. En la junta ordinaria podéis nombrar a otro.
• Antes de que termine. La junta puede cesarlo en una reunión extraordinaria convocada para ello.
• Revisad el contrato. Si fija un preaviso, conviene respetarlo. Esa parte no la regula la ley, sino vuestro contrato.

Base: art. 13.7. Criterio prudente: si el contrato del administrador actual prevé una penalización por cese anticipado, que lo revise un abogado antes de la junta.

Bloque 3. Los pasos, en orden

Ejemplo

1. Pedid la junta. La convoca el presidente. También pueden pedirla una cuarta parte de los propietarios o quienes sumen el 25% de las cuotas.
2. Incluid el cambio en el orden del día. Cualquier propietario puede pedir por escrito al presidente que se trate en la siguiente junta.
3. Convocad con antelación. La convocatoria indica asuntos, lugar, día y hora, en primera y segunda convocatoria. La ordinaria se convoca con 6 días como mínimo, y la extraordinaria, con el tiempo necesario para que llegue a todos.
4. Votad el cese y el nuevo nombramiento. Más abajo tienes la mayoría necesaria.
5. Cerrad el acta. La firman presidente y secretario al acabar la junta o en los 10 días naturales siguientes. Desde entonces, el acuerdo se puede ejecutar.
6. Comunicad el cambio. Si nos elegís, nosotros avisamos al administrador saliente.

Base: art. 16, apartados 1 a 3, y art. 19.3. Si el presidente no convoca, el art. 16.2 permite que lo hagan los propietarios que promovieron la junta. La convocatoria debe incluir también la relación de propietarios con deudas vencidas y advertir de que no podrán votar.

Bloque 4. Qué mayoría hace falta

Es una de las preguntas del autocompletado, y hay webs que la resumen como «mayoría simple».

Ejemplo

La ley no fija una mayoría especial para cambiar de administrador, así que se aplica la regla general:

• En primera convocatoria: la mayoría del total de propietarios, que además sume la mayoría de las cuotas.
• En segunda convocatoria: la mayoría de los asistentes, siempre que represente más de la mitad de las cuotas de los presentes.
• Quien tenga deudas vencidas con la comunidad al empezar la junta puede intervenir, pero no vota, salvo que las haya impugnado o consignado.
• Quien no pueda ir puede delegar con un escrito firmado.
• Los ausentes que, informados del acuerdo, no se opongan en 30 días naturales cuentan como votos a favor.

Base: art. 17.7 y 17.8 y art. 15, apartados 1 y 2. Criterio prudente: aplicar la regla general es una lectura del texto. El art. 17 no incluye el nombramiento del administrador entre las mayorías especiales, pero tampoco lo cita en la regla general. Pide a tu asesor jurídico que revise este bloque. Y evita la fórmula «mayoría simple»: omite el requisito de las cuotas.

Bloque 5. El traspaso: quién hace qué y en qué plazo

Es el bloque que más tranquiliza a una junta. Si el saliente está colegiado en Valencia y Castellón, los Estatutos de su Colegio fijan el procedimiento (arts. 18 y 54.d). El plazo de 30 días para entregar es una norma deontológica, y obliga también a los colegiados de otros colegios que ejercen en su territorio (art. 53.a).

Ejemplo

1. Avisamos al administrador saliente por un medio que deje constancia, con el documento que acredita nuestro encargo y la autorización para recoger la documentación.
2. Tiene 5 días naturales para acusar recibo y 30 días naturales para entregar la documentación, liquidar las cuentas y pagar el saldo. Si estuvo en la junta del cese, los plazos cuentan desde ese día.
3. Un desacuerdo sobre la liquidación no frena la entrega de los documentos. Los Estatutos prevén un servicio colegial de depósito y entrega de documentación.
4. Revisamos lo recibido y os decimos por escrito qué falta: libro de actas, cuentas, presupuesto, fondo de reserva, contratos, pólizas, deudas pendientes y expedientes de obras.

El fondo de reserva está en la lista porque la ley fija su mínimo: el 10% del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f).

Si no está colegiado, quedan las reglas generales, que valen para todos. La LPH le encarga custodiar la documentación a disposición de los propietarios (art. 20.e). Y su contrato de encargado debe prever que, al terminar, devuelva o suprima los datos personales, a elección de la comunidad (RGPD, art. 28.3.g).

Bloque 6. Lo que hacemos nosotros para que el cambio no os dé trabajo

Ejemplo

• Te enviamos los modelos para pedir la junta y redactar el punto del orden del día.
• Te damos una propuesta por escrito que puedes repartir antes de la junta.
• Si la junta lo pide, vamos a presentarla y a responder preguntas.
• Tras el acuerdo, avisamos al saliente y seguimos los plazos.
• En [plazo] desde la entrega, cada propietario recibe su acceso al área privada y el teléfono de incidencias.

Pon solo lo que hagas de verdad. Si no vas a juntas de comunidades que aún no administras, no lo prometas.

Bloque 7. Los modelos, listos para copiar

Ejemplo

Escrito al presidente: «Como propietario de [piso o local] de la comunidad [dirección], pido que la próxima junta trate este asunto: cese del actual administrador y nombramiento de un nuevo administrador. [Lugar, fecha y firma].»

Punto del orden del día: «Cese de [nombre o despacho] como administrador de la comunidad y nombramiento de nuevo administrador. Facultar al presidente para firmar el contrato y recibir la documentación.»

El escrito se apoya en el art. 16.2, que obliga al presidente a incluir el asunto en la siguiente junta. Ofrece los dos modelos también en un documento descargable: es lo que el presidente reenvía a los vecinos.

Bloque 8. Preguntas frecuentes y siguiente paso

Ejemplo

¿Puede el presidente cambiar de administrador sin junta? No. Nombrar y cesar al administrador corresponde a la junta de propietarios.

¿Se puede impugnar el acuerdo? Sí, en los casos y plazos del art. 18 de la LPH. La impugnación no suspende el cambio, salvo que el juez lo acuerde.

¿Cuánto cuesta cambiar? [Lo que cobráis por el traspaso, o «nada»]. Lo que paguéis al saliente depende de vuestro contrato con él.

Cierra con una sola acción: el formulario para pedir propuesta, y el teléfono repetido para quien prefiere llamar. La base de la segunda respuesta está en el art. 18, apartados 1 a 4.

Honorarios: explica cómo presupuestas aunque no publiques precios

No hay un precio oficial que puedas citar. Los colegios profesionales no pueden fijar baremos ni recomendaciones sobre honorarios (art. 14 de la Ley de Colegios Profesionales). Cada despacho decide si publica cifras.

Si las publicas, da la base de cálculo, por ejemplo por vivienda y mes, y di si incluye IVA (LSSI, art. 10.1.f). Criterio prudente: trata a la comunidad como consumidora. La ley de consumidores incluye a las entidades sin personalidad jurídica que actúan sin ánimo de lucro (art. 3). Y a los consumidores hay que darles precio final o base de cálculo, con aviso de los gastos adicionales (art. 20.1.c).

Si no publicas precios, el bloque responde igualmente a la junta:

Ejemplo

• Cómo calculamos: según las viviendas y locales, los servicios comunes y las juntas al año.
• Incluye: junta ordinaria, contabilidad y presupuesto, cobro de recibos, gestión de averías y [lo que incluyáis].
• Se cobra aparte: [juntas extraordinarias, gestión de obras y subvenciones, reclamación judicial de deudas o lo que corresponda].
• Cómo lo recibes: propuesta por escrito en [plazo] laborables, lista para enseñar en la junta.

Añade una hoja para comparar propuestas, la vuestra y las demás. Filas: qué incluye la cuota, qué va aparte, canal y horario de urgencias, plazo de respuesta, seguros y colegiación. El presidente la reenvía a la junta, y si tu servicio es mejor en algo, la hoja lo hace visible.

Un formulario de 7 preguntas cerradas cualifica a la comunidad

Un formulario de «nombre, email y mensaje» trata igual a una comunidad de 80 viviendas con piscina que a un vecino que solo quiere quejarse. Estas preguntas te dicen qué comunidad te escribe antes de preparar la propuesta:

Ejemplo

1. ¿Quién eres? Presidente, miembro de la junta, propietario, promotor de una comunidad nueva.
2. ¿Dónde está la comunidad? Municipio y barrio.
3. ¿Cuántas viviendas tiene? Hasta 10, de 11 a 30, de 31 a 60, más de 60. Y si hay locales o garajes.
4. ¿Qué servicios comunes tiene? Ascensor, garaje, piscina, jardines, conserjería, placas solares.
5. ¿Quién la administra ahora? Un administrador profesional, el presidente, nadie todavía.
6. ¿Por qué queréis cambiar? Falta de respuesta, cuentas poco claras, una obra o una derrama, el precio, la jubilación del actual, otro motivo.
7. ¿Cuándo es la próxima junta? Este mes, en 1 a 3 meses, no hay fecha, queremos pedir una extraordinaria.

Y el contacto: nombre, teléfono o email y «¿Cómo nos has conocido?».

La pregunta 5 importa porque, si no hay administrador, sus funciones las ejerce el presidente (art. 13.5 de la LPH). Ese presidente quiere quitarse trabajo, no cambiar de proveedor. La 6 te da los argumentos de tu propuesta, y la 7 marca la urgencia.

No pidas nombres de vecinos, deudas ni documentos de la comunidad. El RGPD exige datos «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario» (art. 5.1.c).

Cada respuesta lleva a una salida:

• Junta en menos de un mes: llamada en [plazo] y los modelos del orden del día.
• Sin fecha: la guía de cambio y el modelo para pedir la junta.
• Fuera de tu zona: una respuesta honesta y el enlace al buscador de colegiados del Colegio.

Ajustar esas salidas con datos reales es trabajo de conversión.

Las comunidades que ya tienes necesitan un área con contraseña

La comunidad es la responsable de los datos de sus propietarios, y el administrador actúa como encargado del tratamiento (AEPD). Vuestro contrato debe incluir las cláusulas de protección de datos. Si el área privada la presta un proveedor de software, necesitas autorización previa por escrito de la comunidad, específica o general (RGPD, art. 28.2).

Con esa base, estas son las reglas, dentro y fuera de la web:

• Todo lo que tenga datos, con usuario y contraseña. Actas, convocatorias, cuentas e incidencias van en el área privada, con un usuario por persona. Para la convocatoria con morosos, la AEPD cita como buena práctica el envío individual o una intranet con clave y contraseña, sin acceso de terceros por internet.
• Morosos, solo en la convocatoria y en el acta. La LPH prevé esa lista en la convocatoria (art. 16.2), y el acta refleja quién no pudo votar (art. 15.2). Según la guía sectorial de la AEPD, con carácter general no está amparado publicarla en el tablón o en comunicaciones periódicas. Ni siquiera con el número de piso en lugar del nombre.
• El tablón, fuera de las zonas de paso. Si una notificación no se puede entregar, la ley permite colocarla en el tablón (art. 9.1.h). La AEPD pide que ese tablón no esté en un lugar de tránsito accesible a cualquiera.
• Documentos, sin datos de más. Custodias la documentación a disposición de los propietarios (art. 20.e). Pero la guía de la AEPD descarta facilitar directorios con domicilios o cuentas bancarias de los vecinos.
• WhatsApp, sin grupos impuestos. El teléfono que te dio un propietario sirve para gestionar la comunidad. Meterlo en un grupo exige su consentimiento expreso, según la misma guía.
• Certificado de deudas, con su plazo. Quien vende su piso lo necesita, y la ley da 7 días naturales para emitirlo (art. 9.1.e). Ponlo como solicitud en el área privada.

La AEPD marca su guía como «en revisión», así que contrasta cada punto con sus preguntas frecuentes sobre comunidades.

El canal de incidencias funciona con pocas preguntas: zona común afectada, qué pasa, desde cuándo, una foto y si es urgente. Debajo, el teléfono de urgencias y qué cuenta como urgencia. La ley ya te encarga disponer las reparaciones urgentes y avisar al presidente (art. 20.c).

Criterio prudente: la LPH no regula la convocatoria por una app o un área privada. Úsala como copia y cita a cada propietario en el domicilio que haya comunicado (art. 9.1.h).

Colegio, número y seguro: datos que el presidente puede comprobar

Una junta que cambia de administrador quiere saber con quién se queda. Estos datos se pueden comprobar, y por eso convencen más que cualquier adjetivo:

• Colegio y número, en texto. Los Estatutos del Colegio obligan a indicar la condición de colegiado en la web (art. 12.5). La LSSI pide además colegio y número a quien ejerce una profesión regulada (art. 10.1.d).
• Enlace al buscador del Colegio. El buscador de colegiados muestra número, localidad, si ejerce y si tiene seguro de responsabilidad civil y de caución. Qué otros directorios merecen la pena está en la lista de directorios para administradores de fincas.
• Seguros, con su origen. La Ley de Vivienda obliga a los administradores de fincas a suscribir un seguro de responsabilidad civil (disposición adicional 6.ª). Según el Colegio, sus colegiados tienen un seguro de responsabilidad civil de 700.000€ por siniestro y año y otro de caución de 30.000€. Dato consultado el 2 de octubre de 2026.
• Una vía de queja. Los usuarios pueden presentar quejas ante el Colegio (art. 67 de sus Estatutos), que tiene también centro de mediación y tribunal de arbitraje (art. 18). Contarlo tranquiliza a quien teme quedarse sin salida.

No afirmes en ningún sentido si colegiarse es obligatorio. La CNMC recomendó en diciembre de 2024 eliminar esa exigencia en la propuesta de nuevos Estatutos generales. Lo que sí dice la LPH es que, si no eres propietario, necesitas cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida (art. 13.6).

Pide reseñas sin usar los datos de tus comunidades

Para «administrador de fincas en Castellón», Google puede mostrar resultados de Maps. Los ordena por relevancia, distancia y prominencia, y las reseñas cuentan en la prominencia. La revisión completa está en cómo optimizar la ficha de Google de un despacho, y el trabajo continuo, en SEO local.

Aquí un administrador tiene un límite propio: los correos y teléfonos de los propietarios los tratas por cuenta de la comunidad. La guía de la AEPD dice que el correo de un propietario sirve para gestionar la comunidad, y que usarlo para publicidad o marketing no está legitimado. Además, un encargado que decide fines propios pasa a ser responsable de ese tratamiento (RGPD, art. 28.10).

Criterio prudente: no envíes peticiones de reseña a la base de datos de tus comunidades. Pon el enlace o el código QR de Google donde todos lo vean: en el área privada, en tu firma de correo y en la oficina. Los textos para acompañarlo están en cómo conseguir reseñas en Google. Así tampoco eliges a quién se lo pides, y Google prohíbe ofrecer incentivos o pedir reseñas positivas de forma selectiva.

Qué medir: propuestas pedidas, juntas ganadas y respuesta a incidencias

Mide lo que trae comunidades, no las visitas. Con 5 datos basta, y el método general está en cómo medir los contactos de tu web:

1. Búsquedas. En el informe Rendimiento de Search Console, filtra las consultas con «cambiar» y mira impresiones y clics de tu página de cambio.
2. Propuestas pedidas. Marca el envío del formulario como evento clave en Google Analytics. Haz lo mismo con la descarga de modelos y el clic en el teléfono.
3. Ficha de Google. Sus estadísticas muestran llamadas, clics al sitio web y las búsquedas con las que te encontraron.
4. Juntas ganadas. Apunta cada propuesta en una hoja: canal de origen, viviendas, motivo del cambio y si la junta te eligió.
5. Tiempo de respuesta a incidencias. Es lo que retiene a las comunidades que ya tienes. Si lo mides con método, puedes publicarlo con fecha.

Con la hoja del punto 4 y la calculadora del valor de un cliente, sabrás cuánto vale cada comunidad que captas y cuánto puedes invertir en conseguirla.

Checklist: 15 puntos para revisar la web de tu despacho

Qué hacer el lunes

1. Busca «cómo cambiar de administrador de fincas» con el nombre de tu ciudad. Si tu web no aparece, esa es la primera página que hay que escribir.
2. Escribe la página con la plantilla y pide a tu asesor jurídico que revise los bloques 3, 4 y 5.
3. Revisa el pie y la página de equipo: colegio, número, enlace al buscador y seguro.
4. Copia la dirección de un acta de tu área privada y ábrela en una ventana de incógnito. Si se abre sin iniciar sesión, cualquiera con el enlace puede verla.
5. Cambia el formulario por las 7 preguntas y decide qué ve cada respuesta.
6. Crea la hoja de propuestas y apunta el resultado de cada junta.

Si prefieres hacerlo con alguien, en NOR studio partimos de este mapa y de esta plantilla. Lo contamos en web y posicionamiento para administradores de fincas.